Politique de confidentialité

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Il est primordial pour Stéphanie Gilbert Acupuncture (« nous ») de protéger vos renseignements personnels. Dans cet objectif, nous avons mis en place la présente politique de confidentialité afin d’assurer la protection de vos renseignement personnels, de vous informer de la façon dont ces derniers sont collectés et utilisés dans le cadre de nos affaires et de vous communiquer vos droits en lien avec la protection de ceux-ci.

Soyez également assurés que nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels sont conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1 (la « Loi »).

En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez que ces derniers soient traités et utilisés conformément aux dispositions de la présente politique et vous nous autorisez, ainsi que nos fournisseurs de services et autres entités identifiées aux présentes, à les utiliser tel que prévu aux présentes.

 1.     QU’EST-CE QU’UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL

 Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier et tout renseignement sur une personne identifiable. Cela comprend tout renseignement relativement à l’identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale d’une personne qui, pris seul ou ensemble, peuvent permettre d’identifier une personne.

 

2.     QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTONS-NOUS

 Dans le cadre de nos services, nous recueillons les renseignements personnels nécessaires à l’accomplissement des objets pour lesquels ils nous ont été fournis, y compris les renseignements suivants :

 -       Dans le cadre de la prise de rendez-vous, nous recueillons les noms, prénoms, adresse courriel et numéro de téléphone du patient, le nom du professionnel traitant et ses coordonnées ainsi que l’information sur le traitement et le prix du traitement;

 -       Dans le cadre de la fourniture de nos services professionnels, nous constituons un dossier médical sur le patient contenant les informations suivantes :

 

·      Le numéro de dossier du patient;

·      Les noms, prénoms, adresse, sexe et date de naissance du patient;

·      Les informations que le patient nous fournit sur son dossier médical et sa condition de santé;

·      Une description sommaire des motifs de la consultation, et des observations suite à l’examen clinique;

·      Notre opinion quant à la nature de la maladie ou de l’état énergétique ou psychologique du patient;

·      Toute annotation jugé pertinente en lien avec l’état de santé physique ou psychologique du patient;

·      La description des services professionnels rendus et leur date;

·      Les recommandations faites au patient, s’il y a lieu;

·      Les reçus de traitement contenant vos noms, prénoms, numéro de client, date des services, noms et prénoms du professionnel traitant et ses coordonnées ainsi que le prix des services.

-       Lorsque vous y consentez, nous recueillons des renseignements sur l’utilisation que vous faites de notre site web ou de nos comptes de réseaux sociaux et les renseignements recueillis sur votre historique de navigation ou au moyen de témoins (cookies).

Si vous êtes âgés de moins de 14 ans, veuillez obtenir l’autorisation de votre titulaire de l’autorité parentale ou de votre tuteur avant de nous fournir des renseignements personnels. Si vous êtes titulaire de l’autorité parentale ou tuteur d’une personne âgée de moins de 14 ans et que vous apprenez que cette dernière nous a fourni des renseignements personnels sans votre autorisation, veuillez communiquer avec nous et nous prendrons les moyens nécessaires pour supprimer ou anonymiser ces renseignements en conformité avec les lois applicables.

 

3.     COMMENT COLLECTONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

De façon générale, nous collectons les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque vous fournissez volontairement vos renseignements personnels dans le cadre de la fourniture de nos services professionnels.

Dans tous les cas, nous ne collectons des renseignements personnels que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont nous avons besoin pour remplir l’objectif visé.

 Nous collectons vos renseignements personnels en conformité avec les lois applicables y compris : 

-       Dans le cadre de votre prise de rendez-vous sur notre site web;

-       Dans le cadre de l’exécution de nos services professionnels;

-       Par l’intermédiaire des témoins (cookies), lorsque vous y avez consenti.

4.     À QUELLES FINS SONT UTILISÉS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous utilisons vos renseignements personnels pour réaliser les fins spécifiques pour lesquels ils nous ont été fournis ainsi que pour toute autre fin autorisée par la Loi. Notamment, nous utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes :

      i.         Vous fournir des services;

     ii.         Communiquer avec vous dans le cadre de l’exécution de nos services;

    iii.         Améliorer notre site web, faciliter son utilisation, s’assurer de sa pertinence et de la pertinence de son contenu;

    iv.         Afin de respecter nos obligations légales, réglementaires et de gestion des risques ainsi que pour prévenir la fraude;

v. Afin de respecter les exigences réglementaires de notre ordre professionnel;

vi. À des fins de sécurité et de prévention;

  vii.        Pour toute autre fin permise par la Loi.

 

5.     AVEC QUI SONT PARTAGÉS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vos renseignements personnels peuvent être partagés avec nos fournisseurs de services s’ils doivent y avoir accès dans le cadre de leur prestation de service. Ces fournisseurs sont liés par des ententes contractuelles qui prévoient la protection de vos renseignements personnels et leur obligation de traiter, utiliser et conserver les renseignements personnels auxquels ils peuvent avoir accès conformément à la Loi. Nous limitions les renseignements personnels auxquels ils peuvent avoir accès aux seuls renseignements dont ils peuvent avoir besoin pour réaliser leur mandat ou fournir leurs services. Vos renseignements personnels pourraient aussi être partagé des autorités gouvernementales, des organismes d’application de la loi ou encore notre ordre professionnel, lorsque les lois applicables l’exigent.

6.     PENDANT COMBIEN DE TEMPS SONT CONSERVÉS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Vos renseignements personnels sont conservés pendant la durée nécessaire afin d’accomplir les fins prévues à la présente politique ainsi qu’afin de se conformer à nos obligations légales et réglementaires. Notamment, notre ordre professionnel exige que nous conservions chaque dossier constitué sur un patient durant 5 ans à compter de la date du dernier service rendu (art. 9 du Règlement sur les effets, les cabinets et autres bureaux des acupuncteurs).

 

7.     OÙ SONT CONSERVÉS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Vos renseignements personnels en format papier sont conservés à nos bureaux. Ils font l’objet de mesures de sécurité tel que plus amplement détaillés ci-bas.

Vos renseignements personnels en format électroniques sont conservés sur des serveurs au Canada, mais il peut arriver que nous fassions appel à des fournisseurs ou à des partenaires situés à l’extérieur du pays.

Si nous devons partager des renseignements personnels avec ces fournisseurs et partenaires, nous nous assurons que la protection et la confidentialité de ces renseignements répondent à nos exigences et nous demanderont à ces fournisseurs et partenaires de s'engager par contrat à s'y conformer et à les respecter. 

8.     COMMENT SONT PROTÉGÉS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 

Vos renseignements personnels sont protégés par des mesures physiques, administratives, organisationnelles, contractuelles et informatiques, selon les meilleures pratiques en vigueur en matière de sécurité, de cybersécurité et de protection des renseignements personnels. Bien que nous mettions en place toute les mesures requises pour protéger vos renseignements personnels, ces dernières ne sont pas infaillibles et nous ne pouvons garantir à 100% la sécurité de vos renseignements, ils sont donc transmis à vos risques. Également, des renseignements pourrait être consultés, utilisés ou détruit par suite de transgression de nos mesures de sécurité. En cas d’incident de sécurité touchant vos données personnelles, nous nous engageons à vous aviser d’un tel incident ainsi qu’à prendre toutes les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent, le tout en conformité avec la Loi.

 

9.     QUELS SONT VOS DROITS RELATIVEMENT À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS  

Conformément à la Loi vous avez les droits suivants :

·     Demande d’accès : Vous pouvez nous demander si nous détenons des renseignements personnels qui vous concerne et le cas échéant, demander une copie des renseignements personnels que nous détenons sur vous, le tout sous réserve des exceptions et interdictions prévue à la Loi.

·       Demande de rectification : Dans le cas où un renseignement personnel que nous détenons sur vous est inexact ou incomplet, vous pouvez exiger que ce dernier soient rectifiés.

·      Demande de désindexation ou de cessation de la diffusion : Lorsque les conditions prévues à la Loi sont rencontrées, vous pouvez nous demander que l’on cesse la diffusion de l’un de vos renseignements personnels ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d’accéder à l’un de vos renseignements personnels par un moyen technologique.

·     Retrait du consentement : Vous pouvez, à tout moment, retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels. Dans un tel cas, il est possible cependant que nous ne soyons pas en mesure d’accomplir l’objet pour lequel ces renseignements ont été fournis.

·      Plainte : En cas de non-respect allégué des principes énoncés dans la Loi, il vous est possible de déposer une plainte auprès de notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Notre organisation fera alors une enquête et si la plainte est jugée fondée, elle prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses pratiques au besoin. Il est également possible de déposer une plainte auprès l’autorité de contrôle en matière de protection des renseignement personnels soit au Québec, la Commission d’accès à l’information du Québec et au fédéral, le Commissariat à la protection de la vie privée.

 

10.  TÉMOINS (COOKIES) 

Dans le cadre de votre navigation sur notre de notre site web, il est possible, avec votre consentement et conformément à la Loi, que des témoins (cookies) ou d’autres technologies similaires soient installées sur votre navigateur permettant d’obtenir des informations sur votre historique de navigation, vos recherches et vos préférences afin de vous offrir des publicités ciblées. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre politique sur les témoins.

 

11.  COMMUNIQUEZ AVEC NOUS 

Pour toute question, plainte ou demande en lien avec la présente Politique de confidentialité ou en regard de l’exercice de vos droits conformément à la Loi, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels dans notre organisation, dont les coordonnées sont les suivantes :

Stéphanie Gilbert

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

stephanie.gilbert.ac@gmail.com

 

Si vous souhaitez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par la poste, l’adresse postale est la suivante :

102-1217 Avenue Bernard, Outremont, Québec, H2V 1V7

12.  MISE À JOUR DE LA POLITIQUE 

La présente politique sera appelée à être modifiée de temps à autres, toujours dans un souci de protéger vos renseignements personnels et de vous informer de nos plus récentes pratiques.  Nous vous encourageons donc à l’examiner à chaque fois que vous vous apprêtez à nous fournir vos renseignements personnels ou visitez notre site web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois le 25 mars 2024.

 

POLITIQUE RELATIVE À L'UTILISATION DES TÉMOINS (COOKIES)

Cette politique a pour objet de définir les pratiques de notre site internet et de nos réseaux sociaux en matière d'utilisation des témoins (cookies).

1.      QU'EST-CE QU'UN TÉMOIN (COOKIE)?

Un témoin est un petit fichier texte stocké dans votre navigateur lors de votre visite sur notre site internet, peu importe le type d’appareil que vous employez. Ce témoin est utilisé pour le bon fonctionnement du site web et permettre d’améliorer votre expérience de navigation en enregistrant certaines informations, telles que vos préférences ou les pages que vous avez visitées.

2.     TYPES DE TÉMOINS UTILISÉS

Nous utilisons différents types de témoins sur notre site internet :

•   Témoins essentiels : Ces témoins sont nécessaires au bon fonctionnement de notre site. Ils vous permettent de naviguer sur le site et d'utiliser ses fonctionnalités de base.

•   Témoins analytiques : Ces témoins nous aident à comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site en collectant des informations de manière anonyme. Ces données nous permettent d'améliorer constamment notre site pour offrir une meilleure expérience utilisateur.

•  Témoins de personnalisation : Ces témoins permettent au site de se souvenir de vos préférences et de personnaliser votre expérience de navigation en fonction de vos choix précédents.

•   Témoins de ciblage : Ces témoins sont utilisés pour suivre les habitudes de navigation des utilisateurs et pour afficher des publicités ciblées en fonction de leurs intérêts. Ils peuvent être utilisés par des tiers, tels que les annonceurs, pour diffuser des publicités pertinentes pour vous.

 

3.      CONSENTEMENT DE L'UTILISATEUR

Avant de placer des témoins (cookies) sur votre appareil, nous obtiendrons votre consentement préalable. Lors de votre première visite sur notre site, un bandeau d'information sur les témoins (cookies) apparaîtra, vous informant des témoins utilisés et vous demandant si vous voulez les accepter ou les refuser. En continuant à utiliser notre site par la suite, vous consentez à l'utilisation des témoins (cookies) conformément à cette politique.

4.     CONSERVATION DES TÉMOINS

Les témoins que nous utilisons sont conservés sur votre appareil pendant une durée déterminée, qui peut varier en fonction du type de témoin. Certains témoins sont temporaires et sont effacés de votre appareil lorsque vous fermez votre navigateur, tandis que d'autres peuvent être conservés plus longtemps. Vous pouvez demander de détruire les témoins en accédant aux paramètres de votre appareil.

5.     MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique relative aux témoins (cookies) à tout moment. Toute modification de cette politique sera publiée sur cette page, et la date de la dernière modification sera mise à jour.

Pour toute question ou préoccupation concernant cette politique relative aux témoins, veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnés sont ci-haut.

Dernière mise à jour : 1er mars 2024

PRIVACY POLICY

It is essential for Stéphanie Gilbert Acupuncture (“we”) to protect your personal information. For this purpose, we have implemented this confidentiality policy to ensure the protection of your personal information, to inform you of how it is collected and used in the context of our business and to communicate your rights in connection with their protection.

Please also rest assured that our practices regarding the protection of personal information comply with the Act respecting the protection of personal information in the private sector, RLRQ c P-39.1 (the “Act”).

By providing us with your personal information, you agree that it will be processed and used in accordance with the provisions of this policy and you authorize us, our service providers and other entities identified herein, to use it as provided herein.

1. WHAT IS PERSONAL INFORMATION

Personal information is information which concerns a natural person and which allows them to be identified and any information about an identifiable person. This includes any information relating to the physical, physiological, psychological, economic, cultural or social identity of a person which, taken alone or together, can make it possible to identify a person.

2. WHAT PERSONAL INFORMATION DO WE COLLECT

As part of our services, we collect the necessary personal information to accomplish the purposes for which they were provided to us, including the following information:

  • As part of making an appointment, we collect surnames, first names, email address and telephone number of the patient, the name of the treating professional and contact details as well as information on the treatment and price of the treatment;

  • As part of the provision of our professional services, we constitute a medical file on the patient containing the following information:

  • The patient's file number;

  • The patient's surnames, first names, address, sex and date of birth;

  • The information that the patient provides us about their medical record and their health condition;

  • A summary description of the reasons for the consultation, and the observations following the clinical examination;

  • Our opinion as to the nature of the illness or energetic or psychological state of the patient;

  • Any annotation deemed relevant in relation to the state of physical health or psychological of the patient;

  • Description of professional services rendered and their date;

  • Recommendations made to the patient, if applicable;

  • Treatment receipts containing your first and last names, customer number, date of services, first and last names of the treating professional and their contact details as well as the price of the services.

  • When you consent, we collect information about what usage you do with our website or social media accounts and information collected from your browsing history or through cookies.

If you are under the age of 14, please obtain permission from your parental authority or your guardian before providing us with personal information. If you have parental authority or guardian of a person under 14 years of age and you learn that the latter has provided us with personal information without your authorization, please contact us and we will take the necessary means to delete or anonymize these information in accordance with applicable laws.

3. HOW WE COLLECT YOUR PERSONAL INFORMATION

Generally, we collect personal information directly from the person concerned and with their consent, unless an exception is provided for by the law. Consent can be obtained implicitly in certain situations, by example, when you voluntarily provide your personal information in the

framework of the provision of our professional services. In all cases, we only collect personal information if there is a reason valid to do so. In addition, the collection will only be limited to the information necessary that we need to achieve the intended objective.

We collect your personal information in accordance with applicable laws and understood :

- As part of your appointment booking on our website;

- As part of the execution of our professional services;

- Through cookies, when you have consented.

4. FOR WHAT PURPOSES YOUR PERSONAL INFORMATION IS USED

We use your personal information to carry out the specific purposes for which they were provided to us as well as for any other purpose authorized by law. In particular, we use personal information for the following purposes:

i. Provide you with services;

ii. Communicate with you as part of the performance of our services;

iii. Improve our website, facilitate its use, ensure its relevance and the relevance of its content;

iv. In order to comply with our legal, regulatory and data management obligations, risks as well as to prevent fraud;

v. In order to comply with the regulatory requirements of our professional order;

vi. For security and prevention purposes;

vii. For any other purpose permitted by law.

5. WITH WHOM YOUR PERSONAL INFORMATION IS SHARED

Your personal information may be shared with our service providers whether they must have access to it as part of their service provision. These suppliers are bound by contractual agreements that provide for the protection of your personal information and their obligation to process, use and retain the personal information to which they may have access in accordance with the Act. We limit the personal information to which they can have access only to information they may need to carry out their mandate or provide their services. Your personal information may also be shared with government agencies, law enforcement agencies or our professional order, when required by applicable laws.

6. HOW LONG IS YOUR INFORMATION KEPT?

Your personal information is kept for the period necessary to accomplish the purposes provided for in this policy as well as in order to comply with our legal and regulatory obligations. In particular, our professional order requires that we kept each file created on a patient for 5 years from the date of the last service rendered (art. 9 of the Regulation respecting effects, cabinets and other acupuncturist offices).

7. WHERE IS YOUR PERSONAL INFORMATION STORED

Your personal information in paper format is kept at our offices. They are subject to security measures as more fully detailed below.

Your personal information in electronic format is stored on servers in Canada, but we may use suppliers or partners located outside the country.

If we must share personal information with these suppliers and partners, we will ensure that the protection and confidentiality of this information meets our requirements and will require these suppliers and partners to contractually commit to comply and respect them.

8. HOW YOUR PERSONAL INFORMATION IS PROTECTED

Your personal information is protected by physical measures, administrative, organizational, contractual and IT, according to the best practices in force regarding security, cybersecurity and data protection of personal information. Although we are putting in place all the required measures to protect your personal information, they are not infallible and we cannot guarantee 100% the security of your information, so it is transmitted at your own risk. Also, information could be consulted, used or destroyed as a result of violating our security measures. In the event of an security incident affecting your personal data, we undertake to notify you of any such incident as well as taking all reasonable measures to reduce the risks that harm is caused and prevent new incidents of the same nature from occurring.

9. WHAT ARE YOUR RIGHTS RELATING TO YOUR PERSONAL INFORMATION

In accordance with the Law you have the following rights:

• Request for access: You can ask us if we hold any personal information that concerns you and, if applicable, request a copy of the personal information we hold about you, all under reservation of exceptions and prohibitions provided for in the Law.

• Request for rectification: In the event that personal information that we have on you is inaccurate or incomplete, you can request that the latter are rectified.

• Request for deindexing or cessation of distribution: When the conditions provided for in the Act are met, you can ask us to ceases the distribution of any of your personal information or is deindexed any hyperlink attached to your name allowing access to one of your personal information by technological means.

• Withdrawal of consent: You can, at any time, withdraw your consent to the communication or use of your personal information. In such a case, however, it is possible that we will not be capable of accomplishing the purpose for which this information was provided.

• Complaint: In the event of alleged non-compliance with the principles set out by Law, it is possible to lodge a complaint with our Personal Information Protection Officer. Our organization will then investigate and if the complaint is deemed founded, we will take appropriate measures, including modify our policies and practices as necessary. It is also possible to file a complaint with the supervisory authority regarding protection of personal information either in Quebec, the Commission d’accès à l’information du Québec and at the federal level, Commissariat à la protection de la vie privée.

10. COOKIES

As part of your navigation on our website, it is possible, with your consent and in accordance with the Law, that cookies or other similar technologies are installed on your browser allowing you to obtain information about your browsing history, searches and preferences in order to offer you targeted advertising. For more information, please see our cookie policy.

11. COMMUNICATE WITH US

For any questions, complaints or requests related to this Privacy Policy or with regard to the exercise of your rights in accordance with the Law, please contact the person responsible for protecting personal information in our organization, whose contact details are as follows:

Stephanie Gilbert

PERSONAL INFORMATION PROTECTION MANAGER

stephanie.gilbert.ac@gmail.com

If you would like to contact our PERSONAL INFORMATION PROTECTION MANAGER by mail, the postal address is as follows:

102-1217 Avenue Bernard, Outremont, Quebec, H2V 1V7

12. POLICY UPDATE

This policy will be subject to modifications from time to time, always in a concern to protect your personal information and to inform you of our most recent practices. We therefore encourage you to review it each time you are about to provide us with your personal information or visit our website to stay informed about how we process personal information. This policy was last updated on March 25th, 2024.

POLICY RELATING TO THE USE OF COOKIES

The purpose of this policy is to define the practices of our website and our social networks regarding the use of cookies.

1. WHAT IS A COOKIE?

A cookie is a small text file stored in your browser during your visit to our website, regardless of the type of device you use. This witness is used for the proper functioning of the website and to improve your experience browsing by recording certain information, such as your preferences or pages you have visited.

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5. POLICY CHANGES

We reserve the right to modify this cookie policy at any time. Any changes to this policy will be posted on this page, and the date of the last modification will be updated.

If you have any questions or concerns regarding this cookie policy, please contact our PERSONAL INFORMATION PROTECTION MANAGER whose contact details are above.

Last updated: March 1, 2024